Die 5 besten Rechnungsprogramme für Freelancer 2026

Du suchst das beste Rechnungsprogramm für deine Freelancer-Tätigkeit? Unsere Top-3-Empfehlung nach ausführlichem Funktionsvergleich: Lexware Office für die einfachste Bedienung, sevDesk für den größten Funktionsumfang und FastBill als schlanke Lösung für den schnellen Start. Hier sind unsere Top 5 im Detail.

Alle 5 Rechnungsprogramme im Vergleich

💡 Tipp: Seit 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird auch das Versenden Pflicht. Achte darauf, dass dein Rechnungsprogramm das unterstützt!

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Lexware Office – Der Allrounder für Einsteiger

Lexware Office (ehemals Lexoffice) gehört laut Marktanalysen zu den beliebtesten Buchhaltungslösungen in Deutschland. Die Stärke liegt in der intuitiven Bedienung – Nutzer berichten, dass sie ohne Buchhaltungskenntnisse sofort loslegen können.

Preise: 4 Tarife von 7,90 € bis 32,90 €/Monat (netto). Für Freelancer empfiehlt sich der M-Tarif (12,90 €) für Rechnungen und Angebote oder der L-Tarif (21,90 €) mit USt-VA und EÜR.

✅ Intuitivste Bedienung im Vergleich

✅ Starke Belegerfassung mit OCR und App

✅ E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) vollständig unterstützt

✅ Monatlich kündbar ohne Mindestvertragslaufzeit

❌ Kein CRM für Kundenverwaltung

❌ API nur im teuersten XL-Tarif

Ideal für: Freelancer, die eine unkomplizierte Buchhaltung suchen und wenig Erfahrung mitbringen.

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sevDesk – Die All-in-One-Lösung mit CRM

sevDesk bietet laut Funktionsvergleich den breitesten Funktionsumfang unter den getesteten Programmen. Neben der klassischen Buchhaltung ist ein CRM-System integriert, mit dem du Kontakte, Angebote und Projekte verwalten kannst.

Preise: 3 Tarife – Rechnung (8,90 €), Buchhaltung (17,90 €) und Warenwirtschaft (42,90 €/Monat, netto). Alle monatlich kündbar.

✅ Umfassendster Funktionsumfang

✅ Integriertes CRM für Kundenverwaltung

✅ Gute Automatisierung für wiederkehrende Aufgaben

✅ Starke Integrationen mit anderen Business-Tools

❌ Einstieg etwas komplexer als bei Lexware Office

❌ Voller Funktionsumfang erst in teuren Tarifen

Ideal für: Freelancer, die ein umfassendes Tool für Rechnungen, Buchhaltung und Kundenmanagement suchen.

Unser ausführlicher Test: sevDesk im Praxistest | Vergleich: Lexoffice vs sevDesk

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FastBill – Schlank und schnell eingerichtet

FastBill richtet sich laut Anbieter gezielt an Freelancer und kleine Unternehmen, die eine unkomplizierte Lösung ohne Funktionsüberfrachtung suchen. Die Einrichtung dauert laut Nutzerbewertungen nur wenige Minuten.

Preise: 2 Tarife – Starter (9 €) und Premium (27 €/Monat, netto). Der Premium-Tarif enthält automatischen Belegabgleich und Mahnwesen.

✅ Schnellste Einrichtung und Start

✅ Integrierte Zeiterfassung

✅ Übersichtliche, aufgeräumte Oberfläche

✅ Günstiger Einstiegspreis

❌ Weniger Funktionen als sevDesk oder Lexware Office

❌ Kein kostenloser Tarif

❌ Begrenzte Automatisierungsmöglichkeiten

Ideal für: Freelancer am Anfang, die schnell starten wollen und eine kostengünstige Lösung für Rechnungen und Belege suchen.

Papierkram – Kostenloser Einstieg

Papierkram ist die einzige Lösung im Vergleich mit einem dauerhaft kostenlosen Tarif. Der Free-Plan umfasst grundlegende Rechnungserstellung und Belegverwaltung – mit Einschränkungen bei der Anzahl.

Preise: Free (0 €), Pro (8 €), Business (20 €/Monat, netto). Der kostenlose Tarif ist auf 3 Rechnungen und 10 Belege pro Monat begrenzt.

✅ Dauerhaft kostenloser Tarif verfügbar

✅ Integrierte Zeiterfassung und Projektverwaltung

✅ Gute Berichte und Auswertungen

✅ Deutsches Unternehmen mit deutschem Support

❌ Kostenloser Tarif sehr eingeschränkt

❌ Kein DATEV-Export

❌ E-Rechnung nur teilweise unterstützt

Ideal für: Freelancer, die gerade starten und erstmal ohne Kosten ihre Buchhaltung aufsetzen wollen.

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BuchhaltungsButler – Maximale Automatisierung

BuchhaltungsButler richtet sich an Freelancer und Unternehmer, die ihre Buchhaltung maximal automatisieren wollen. Laut Anbieter werden über 80% der Buchungen durch KI-gestütztes Lernen automatisch zugeordnet.

Preise: Ab 24,95 €/Monat (netto). Damit ist BuchhaltungsButler die teuerste Lösung im Vergleich – bietet aber auch den höchsten Automatisierungsgrad.

✅ Höchster Automatisierungsgrad durch KI

✅ Automatische Belegerkennung und Zuordnung

✅ DATEV-Export und ELSTER-Anbindung

✅ Multibank-fähig (mehrere Konten)

❌ Deutlich teurer als die Konkurrenz

❌ Steilere Lernkurve bei der Ersteinrichtung

❌ Kein kostenloser Tarif oder Testphase

❌ Weniger geeignet für Einsteiger

Ideal für: Erfahrene Freelancer mit vielen Belegen, die maximale Automatisierung und genaue Buchführung schätzen.

Kaufberatung: So findest du das richtige Rechnungsprogramm

Was brauchst du wirklich?

Bevor du dich für ein Programm entscheidest, kläre diese drei Fragen:

1. Wie komplex ist deine Buchhaltung?

Wenn du Kleinunternehmer bist und nur wenige Rechnungen im Monat schreibst, reicht ein einfaches Tool wie FastBill oder der kostenlose Papierkram-Tarif. Für Freelancer mit vielen Belegen und eigener USt-VA lohnt sich Lexware Office oder sevDesk.

2. Hast du einen Steuerberater?

Wenn ja, achte auf den DATEV-Export. Lexware Office, sevDesk, FastBill und BuchhaltungsButler bieten das. So kann dein Steuerberater direkt auf deine Daten zugreifen – das spart Kosten bei der Steuererklärung.

3. Brauchst du mehr als Buchhaltung?

Wer Zeiterfassung, Projektmanagement oder CRM integriert haben will, sollte zu sevDesk oder Papierkram greifen. Bei Lexware Office und FastBill brauchst du dafür separate Tools.

⚠️ Achtung: Achte darauf, dass dein Rechnungsprogramm E-Rechnungen unterstützt. Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 auch versenden. Programme ohne E-Rechnungsfähigkeit werden zum Problem.

Unsere Empfehlung nach Freelancer-Typ

Weitere Empfehlungen findest du auch in unserem Buchhaltungssoftware-Vergleich.

F: Welches Rechnungsprogramm ist am besten für Einsteiger?

A: Lexware Office (ehemals Lexoffice) ist laut Nutzerbewertungen am einfachsten zu bedienen. Die Oberfläche ist intuitiv und du brauchst keine Buchhaltungskenntnisse. Außerdem kannst du 30 Tage kostenlos testen.

F: Brauche ich als Freelancer unbedingt ein Rechnungsprogramm?

A: Theoretisch kannst du Rechnungen auch mit Word oder Excel schreiben. Allerdings musst du seit 2025 E-Rechnungen empfangen können und ab 2027 auch versenden. Zudem erleichtert ein Rechnungsprogramm die GoBD-konforme Belegarchivierung und spart Zeit bei der Steuererklärung.

F: Was kostet ein gutes Rechnungsprogramm?

A: Zwischen 0 € (Papierkram Free) und 33 € pro Monat. Die meisten Freelancer kommen mit einem Tarif zwischen 9 und 18 €/Monat aus. Alle Preise verstehen sich netto zzgl. MwSt.

F: Kann ich mein Rechnungsprogramm später wechseln?

A: Ja, alle getesteten Programme sind monatlich kündbar. Ein Wechsel ist möglich, allerdings ist der Datenexport/-import nicht immer reibungslos. Am besten startest du direkt mit dem richtigen Tool.

F: Muss mein Rechnungsprogramm E-Rechnungen unterstützen?

A: Ja! Seit 2025 gilt die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für alle Unternehmen in Deutschland. Ab 2027 wird auch das Versenden verpflichtend. Lexware Office, sevDesk und FastBill unterstützen das bereits vollständig.